Komende weken vertellen de bestuursleden van T.F.V. “De Smeetskring” je meer over de inhoud van hun bestuursfunctie. Mocht je geïnteresseerd zijn om volgend jaar plaats te nemen in het 52ste bestuur der T.F.V. “De Smeetskring” en wil je het daar eens over hebben, schroom dan niet om ons te benaderen. In dit artikel zal ik, Emma Weijde, je meer vertellen over de functie van secretaris.
De functie van secretaris kent allereerst een administratieve kant. Als secretaris verzorg je namelijk de notulen tijdens de Algemene Ledenvergaderingen. Dit houdt in dat je tijdens de ALV en de TALV druk bezig bent met aantekeningen maken, om vervolgens na de vergadering de notulen volledig uit te kunnen typen. Ook tijdens de bestuursvergaderingen op de maandagochtend ben jij degene die de notulen verzorgd. De secretaris is verantwoordelijk voor de ledenadministratie. Dit betekent dat je controleert of nieuwe leden voldoen aan de lidmaatschapsvereisten alvorens ze definitief lid kunnen worden en schrijf je afstudeerders uit en haal je deze uit de mailinglijst.
Zoals je misschien wel gemerkt hebt, stuurt de secretaris eens in de twee weken de ledenmail. Deze mail wordt naar alle leden verstuurd en is een handige manier om leden op de hoogte te stellen van wat er binnen de vereniging speelt. In de ledenmail staan namelijk de aankomende activiteiten, mededelingen vanuit het bestuur, mededelingen van het FIT en een overzicht van de meest recente artikelen op de Circulaire.
Als secretaris ben je het aanspreekpunt voor onderwijs gerelateerde zaken en stel je ieder semester de boekenlijsten samen voor Studystore. Een groot deel van je werkzaamheden als secretaris vinden online plaats. Zo beheer je de website en zorg je dat deze up-to-date is. Ook houd je je als secretaris bezig met het beheer van de sociale media en maak je het promotiemateriaal voor de vereniging. Hiervoor zal je vele uurtjes doorbrengen met Photoshop en Canva. Werken met Photoshop kan, zeker in het begin, best lastig zijn. Gelukkig staan er op YouTube ontzettend veel uitlegvideo’s. Ook ben je verantwoordelijk voor de gesponsorde content van bedrijven. Dit kan gaan om een mailing, Facebookpost of een LinkedIn post.
Ieder bestuurslid begeleidt ook een aantal commissies. Zelf begeleid ik dit jaar een viertal commissies, namelijk: de Almanakcommissie, Bedrijvenwijzercommissie, Circulairecommissie en de Designcommissie. Je zal dus gedurende week ook wat tijd kwijt zijn aan commissievergaderingen. Voor de Almanak en de Bedrijvenwijzer zal je gedurende het jaar ook regelmatig in contact staan met de drukker.
Het leuke aan mijn functie vind ik dat je de ruimte krijgt om lekker creatief bezig te zijn. Zo ben je bijvoorbeeld vrij om je eigen draai te geven aan al het promotiemateriaal dat je maakt. Naast dat je je eigen taken en verantwoordelijkheden hebt ten aanzien van de vereniging, ben je met z’n vieren verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken binnen vereniging. Dit brengt een bepaalde verantwoordelijkheid met zich mee, maar is bovenal heel leerzaam en gezellig.
Lijkt het jou wat om volgend jaar in mijn voetsporen te treden en de functie van secretaris over te nemen? Heb je nog vragen of twijfel je nog? Stuur mij dan zeker een berichtje of mail naar secretaris@smeetskring.com, dan kunnen we het er samen eens over hebben!
